Avant d’entamer un projet, il est important de se munir d’un outil efficace pour le mener à bien. Parmi les dispositifs de gestion de projet, la méthode WBS est très sollicité pour son accessibilité et son efficacité. Cette méthode permet de planifier le projet en décomposant le projet en plusieurs petites tâches, plus faciles à gérer et plus simples à suivre. Pour mieux connaître le b-à-Ba de la méthode WBS, cet article offre toutes les informations sur l’approche.
Qu’est-ce qu’une méthode WBS ?
La WBS ou Work Breakdown Structure est une méthode permettant de planifier un projet qui consiste à décomposer le projet en petites tâches pour rendre sa gestion plus facile et pour assurer un bon suivi du projet. La WBS est bien structurée pour permettre d’avoir une visualisation simultanée de l’ampleur du projet, du coût ainsi que des plannings sur lesquels on se réfère afin d’assurer la constance et la consistance du projet.
En étant décomposé en petites tâches, le projet est plus gérable, la charge de travail sera plus facile à contrôler, et l’estimation devient plus précise et moins ardue.
Quels sont les principes de la méthode WBS ?
La méthode WBS se base sur quelques principes qui constituent de règles sur lesquelles elle est fondée.
La règle des 100%
La réalisation de chaque tâche et de toutes les tâches doit être complète. La méthode WBS n’inclut pas des tâches autres que celles rattachées au projet. Toutes les tâches doivent être alors accomplies à 100%.
Le principe des éléments exclusifs
La méthode WBS doit être bien établie. Elle ne valide pas la répétition d’une tâche dans le schéma, chaque tâche doit être unique et exclusive. Une tâche appartient à une seule branche du schéma, aucun chevauchement n’est possible.
Un découpage différent
La finesse de découpage est un des principes majeurs de la méthode WBS. Le découpage du projet en petites tâches doit se faire avec une certaine précision. Chaque tâche, aussi petite soit-elle, doit présenter la charge de travail requise, le coût ainsi que les autres ressources nécessaires pour sa réalisation.
Un schéma singulier
La méthode WBS est représenté par un schéma dans lequel des branches sont inscrites. Chaque branche comporte un découpage qui doit s’arrêter dès que la plus petite unité puisse être chiffrée et déchiffrée. Les branches sont singulières et peuvent être différentes l’une de l’autre. Le schéma peut ainsi être asymétrique.
Prioriser les livrables
Essentiellement, la méthode WBS priorise les livrables à la place des tâches dans ses descriptions. Chaque unité est donc représentée par un livrable qui constitue un objectif et non par une tâche à exécuter. Cela rendra le projet plus motivant et moins contraignant.
Pourquoi doit-on utiliser la méthode WBS ?
La méthode WBS présente des atouts notables qui permettent de faciliter la gestion d’un projet.
- C’est une approche très visuelle. Elle propose toute la totalité du déroulement d’un projet, dans tous ses détails, en un seul schéma
- Accompagnée du diagramme de Gantt, la méthode WBS permet de mieux repérer les dépendances entre les tâches
- C’est un parfait outil de communication. Tous les acteurs du projet peuvent partager des informations et les clients se sentiront en confiance en étant avisés sur l’avancée du projet
- Cette approche sert de dispositif permettant de mieux répartir le budget alloué au projet
- La méthode WBS aide à gérer les risques en les anticipant. Il est plus rapide de cerner les dysfonctionnements, de prévenir les erreurs et de détecter les branches qui ne sont pas complètes
- Cette méthode permet aussi d’anticiper les retards de livraison et de prendre les mesures y afférentes
- Avec des informations plus claires et faciles à saisir, la méthode WBS aide à mieux répartir les efforts et à optimiser les résultats.
Comment utilise-t-on la méthode WBS ?
La méthode WBS est facile d’utilisation. La décomposition d’un projet en différentes tâches se fait en quelques étapes.
La définition du projet
Il est important de recenser toutes les informations sur le projet. Il est aussi essentiel de définir les contours du projet dans sa totalité et jusqu’à son achèvement.
L’identification des livrables
Cette étape consiste à identifier les principaux livrables. Ce sont les parties qui composent le projet. Il s’agit du premier niveau de son décomposition.
La division des livrables en sous-livrables
Les livrables sont ensuite décomposés en sous-livrables. Cette étape permet d’affiner la division afin d’obtenir des unités chiffrables.
L’élaboration du dictionnaire WBS
C’est avec cette étape que toutes les informations seront inscrites, à savoir :
- Les responsables
- Les livrables
- Les ressources
- Le coût
- Les délais et échéances
- Et d’autres informations.